É um tema incontornável: a função do administrador do condomínio nem sempre é fácil de atribuir. Porquê?

Nuns casos, porque nenhum condómino se disponibiliza voluntariamente, em outros porque não há ninguém que se reconheça como tendo o melhor perfil para o efeito – sendo precisamente por isso que muitos condomínios optam por empresas externas que garantam a mais eficaz gestão e administração destes espaços.

No entanto, e independentemente do regime por que se opte, é importante compreender que o administrador do condomínio é, em primeira instância, a pessoa que mais e melhor deve zelar pela ‘saúde’ do prédio e dos residentes.

Mas, para isso, é preciso garantir uma série de pressupostos. Para isso, a Loja do Condomínio apresenta-lhe os 7 ‘mandamentos’ do administrador de condomínio.

1. Preparar com estratégia

Algumas das primeiras funções do administrador de condomínio passam por questões de ordem prática e logística – como pedir o cartão equiparado a pessoa coletiva e abrir uma conta bancária à ordem e outra a prazo, para depositar o valor do fundo comum de reserva.

Para isso, é essencial que o administrador se dedique a pesquisar o mercado e a encontrar as melhores soluções para o seu condomínio.

2. Liderar com método e tato

O administrador de condomínio é responsável pela convocatória das assembleias e por garantir a boa organização destas reuniões – que se sabe nem sempre serem pacíficas, sobretudo quando são colocadas a debate temáticas sensíveis.

Assim, o administrador deve ser ainda capaz de gerir expectativas e opiniões, sempre com vista à aprovação das decisões mais justas para o condomínio e para os condóminos.

3. Organizar com regularidade e cuidado

O administrador de condomínio tem ainda a função de lavrar atas das assembleias, recolher as assinaturas dos presentes e enviar cópias das mesmas aos condóminos, sendo por isso essencial que esta pessoa seja organizada, cuidada e pormenorizada na gestão logística e burocrática de processos.

4. Gerir contas com rigor

A cobrança de quotas, o pagamento de despesas dos serviços de interesse comum, a prestação de contas e a apresentação de orçamentos para aprovação da assembleia são outras tarefas que carecem de especial atenção e cuidado e que fazem parte da lista de responsabilidade do administrador de condomínio – sendo essencial que ele tenha uma visão financeira altamente estratégica para gerir da melhor forma a vida económica do condomínio.

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5. Coordenar equipamentos, obras e fornecedores

Isto porque é também ao administrador de condomínio que estão atribuídas as tarefas de acompanhar os prazos de manutenção dos equipamentos, de providenciar a  sua execução, de realizar os registos de segurança do edifício destinados à inscrição de ocorrências relevantes e de fiscalizar o desempenho dos prestadores de serviço aos condóminos.

6. Comunicar objetivamente com os condóminos

Já vimos que o administrador de condomínio tem de gerir as expectativas dos condóminos, pelo que as relações interpessoais são especialmente importantes para o desempenho das suas funções.

Mas, a par com isso, é essencial que o administrador de condomínio mantenha uma comunicação regular com todos os condóminos, dando a conhecer decisões e situações mais urgentes, bem como alertando para a obrigatoriedade de realizar obras de conservação no edifício de 8 em 8 anos e, independentemente desse prazo, realizar todas as obras necessárias à manutenção da segurança, salubridade e arranjo estético do prédio.

7. Ser transparente

O administrador de condomínio é a figura central de contacto dentro do prédio, pelo que é prioritário que ele garanta máxima transparência com todos os condóminos – significando isto a sua disponibilidade para esclarecer quaisquer dúvidas que lhes possam surgir, mas também para guardar e manter todos os documentos relativos ao condomínio, facultando a sua consulta aos condóminos sempre que estes desejem.